Описание
Обзор вакансии:
Мы ищем динамичного и организованного человека, который присоединится к нашей команде в качестве секретаря/личного помощника в Ист-Нортпорте, штат Нью-Йорк (округ Саффолк, Лонг-Айленд). Успешный кандидат будет играть решающую роль в обеспечении административной поддержки руководителей и поддержании эффективной работы офиса. Эта роль предполагает сочетание секретарских задач и личной помощи для повышения производительности и обеспечения бесперебойной рабочей среды.
Обязанности:
Административная поддержка:
Управляйте и организуйте календари, встречи и собрания руководителей.
Помощь в координации мероприятий, встреч и оценки посещений.
Обработка телефонных звонков, электронных писем и других сообщений от имени руководителей.
Управление офисом:
Поддерживать хорошо организованную и эффективную офисную среду.
Заказывайте и управляйте канцелярскими товарами, обеспечивая их доступность для ежедневных операций.
Обработка входящей и исходящей корреспонденции, ведение файловой системы.
Персональная помощь:
Оказывать личную помощь руководителям по мере необходимости, включая управление личными встречами и задачами.
Ведение личной переписки и соблюдение конфиденциальности.
Поддержка встреч:
Подготовьте повестку дня собрания, ведите протоколы и распространяйте соответствующие документы.
Координация логистики встреч, конференций и мероприятий.
Подготовка документов:
Составлять, редактировать и корректировать документы, отчеты и презентации.
Собирать и систематизировать информацию для различных отчетов и презентаций.
Связь связи:
Выступать в качестве связующего звена между руководителями и внутренними/внешними контактами.
Расставляйте приоритеты и управляйте коммуникационным потоком для своевременного реагирования.
Управление расходами:
Своевременно обрабатывать и сверять отчеты о расходах.
Обеспечить соблюдение политики компании в отношении расходов.
Приоритизация задач:
Расставляйте приоритеты и управляйте несколькими задачами одновременно, чтобы уложиться в сроки.
Предугадывайте потребности руководителей и активно их удовлетворяйте.
Квалификация:
Степень бакалавра или эквивалентный опыт работы.
Подтвержденный опыт работы секретарем или личным помощником.
Отличные организаторские способности и способность работать в режиме многозадачности.
Сильные письменные и устные коммуникативные навыки.
Владение пакетом Microsoft Office и программным обеспечением для планирования.
Умение обращаться с конфиденциальной информацией осторожно.
Позитивный настрой и активный подход к решению проблем.
Свободный английский обязателен.
График работы 5 дней в неделю, но может быть и 6 дней в неделю. Предоставляется транспорт из Бруклина (район залива Шипсхед).
Пожалуйста, отправьте свое резюме на почту
