Форма «W» і розшифровка найбільш важливих податкових і трудових документів США

Почнемо з найголовнішого: люди, які працюють у США, зобов'язані платити прибутковий податок. Це фіксована сума, що залежить від заробітної плати або інших видів доходу. Правило поширюється не тільки на громадян, а й на іммігрантів, яким спочатку може бути складно розібратися в досить заплутаній податковій системі США.

Під час працевлаштування ви заповнюєте формуляр, на підставі якого протягом року з вас утримуватимуть податки. Ключові дані при цьому включають кількість утриманців у вашій родині. З початку кожного року необхідно подавати податкову декларацію. Для правильного заповнення декларації потрібен офіційний документ, у якому зазначено ваші доходи та утримані податки за попередній рік.

Розберімо, які форми відіграють важливу роль в обміні даними в США, у чому їхні особливості та що необхідно знати для їхнього правильного заповнення.

Іноземці: резиденти та нерезиденти США

Одразу уточню, що Податкове Управління США (Internal Revenue Service, IRS) ділить людей без громадянства на дві категорії:

1. Іноземці-резиденти, які:

   • є законними та постійними жителями Штатів або власниками грін-карти;

   • фізично перебувають у США щонайменше 31 день у поточному році та щонайменше 183 дні за останні три роки.

2. Іноземці-нерезиденти. 

Основна відмінність між цими двома категоріями полягає в тому, що іноземці-резиденти оподатковуються на весь дохід, незалежно від країни його отримання. Крім того, вони зобов'язані подавати податкову звітність на тих самих умовах, що й громадяни США. Іноземці-нерезиденти зобов'язані звітувати тільки про доходи, отримані на території США. 

Основні форми «W» та особливості їх використання

IRS розробило список форм та інструкцій для сплати державних податків. Одними з найважливіших документів є форми «W», які розрізняються за призначенням та іншими характеристиками.

Форма W-2: відомість нарахування заробітної плати та податків

Щорічно ваш роботодавець зобов'язаний надавати звіт, який є основним документом з інформацією про вашу заробітну плату та утримані податки. Згідно із законодавством США, форма W-2 має бути надіслана не пізніше 31 січня.

W-2 форма містить таку інформацію:

1. Суми податків федерального і штатного рівнів.

2. Інформацію про компанію-роботодавця.

3. Дані працівника.

4. Дохід співробітника за попередній рік.

5. Внески на ощадний рахунок охорони здоров'я та інші утримання

Приклад форми W-2. Джерело: IRS.

Для співробітників компанії форма W-2 має першорядне значення. Вона необхідна для підготовки щорічної податкової декларації.

Зазвичай W-2 форма надається працівникам, які заробили щонайменше $600 за рік. Однак контрактні особи та незалежні підрядники отримують іншу форму — 1099 замість W-2.

Вкрай важливо точно (без помилок) і у визначений термін вказати всю інформацію, оскільки будь-які помилки, які міститиме форма W-2, можуть призвести до чималих штрафів.

Висновки за формою W-2

Форма W-8: свідоцтво про іноземний статус

Правила IRS поширюються і на нерезидентів США, дозволяючи їм знизити податкове навантаження. Якщо ви не є громадянином США, але працюєте на компанію, зареєстровану в Штатах, ви зобов'язані надати в податковий орган запитувану інформацію.

Форма містить такі дані про фізичну або юридичну особу:

• ПІБ;

• адреса проживання;

• країна громадянства;

• відомості про фінансовий рахунок;

• статус податкового резидентства.

Форма повинна включати чинну угоду, що підтверджує статус, або звільнення від вимог до звітності (Закон про дотримання податкового законодавства щодо іноземних рахунків (FATCA)), на які такі особи можуть мати право за певних обставин (залежно від країни їхнього проживання, а також типу отриманого доходу).

Після заповнення форма W-8 автоматично надсилається відповідним сторонам, тож немає потреби в додаткових діях.

Висновки за формою W-8

Форма W-9: запит на ідентифікаційний номер платника податків

Форма W-9 заповнюється резидентами США, включно з іноземними громадянами з резидентським статусом. Її основна мета — передача податкового номера (TIN) іншій особі, банку або фінансовій установі. Це формальний спосіб збору та перевірки актуальності даних.

TIN може бути представлений у двох формах:

• ідентифікаційним номером роботодавця (EIN);

• номером соціального страхування (SSN). 

Оскільки ця форма надсилається не в IRS, потрібно бути гранично обережним і перевіряти, кому саме її надсилають.

Також W-9 використовується для видачі податкових декларацій незайнятим громадянам, які отримували певні види доходу протягом року.

Приклад форми W-9. Джерело: IRS.

Під час ділового співробітництва дані з форми W-9 допомагають визначити, який податок слід утримати з платежів, а також оформити відповідні податкові документи для IRS.

Роботодавець або фінансова установа зобов'язані зберігати форму W-9 у своїх файлах щонайменше чотири роки для можливих перевірок з боку співробітників або податкової служби.

Висновки за формою W-9

Інші форми, які починаються на «W»

Існують також й інші, менш поширені W-форми, про призначення яких слід розповісти трохи докладніше.

Форма W-3 

Призначення: використовується як супровідний документ для форми W-2 у випадках, коли роботодавець подає більше однієї W-2 за податковий рік. Вона слугує орієнтиром для IRS під час зіставлення даних за кожним співробітником (форма W-2) із загальною звітністю (форма W-3).

Хто використовує: більшість роботодавців у США.  

Форма W-4

Призначення: форма W4 використовується для визначення суми федерального прибуткового податку, який має утримуватися із заробітної плати співробітника.

Хто використовує: кожен новий співробітник заповнює цю форму під час прийняття на роботу.

Форма W-10

Призначення: форма W-10 використовується для збору інформації про постачальника послуг з догляду за дитиною або іншим утриманцем. Ця інформація необхідна платникам податків для отримання податкового вирахування на догляд за утриманцем (Child and Dependent Care Credit).

Хто використовує: фізичні особи, які планують заявити податковий кредит за послуги з догляду за дітьми або утриманцями, мають заповнити цю форму з даними їхнього постачальника послуг.

Важливість дотримання податкових зобов'язань

Для іммігрантів у США вкрай важливо розуміти й виконувати свої податкові зобов'язання. Невиконання цих зобов'язань може поставити під загрозу ваші майбутні заяви на отримання візи або грін-карти, а також спричинити штрафи.

Хоча податкова система США може здатися складною, з певними зусиллями ви зможете розібратися в її тонкощах.

Перший крок — визначити ваш статус податкового резидентства. Це дасть змогу правильно заповнити та подати всі необхідні звітні документи, що відповідають вимогам IRS.

Про податки наостанок

Утримувати податкові документи в порядку важливо завжди та за будь-яких обставин. Своєчасне та коректне подання форм не тільки заощадить вам час і гроші, а й позбавить від можливих проблем у майбутньому.

Незалежно від того, чи є ви приватним платником податків або власником бізнесу, контроль за звітними документами має вирішальне значення для дотримання законодавства. Крім того, грамотне управління податковими зобов'язаннями допомагає уникнути штрафів — одна з головних переваг для вашої фінансової стабільності.

FAQ