Форма «W» и расшифровка наиболее важных налоговых и трудовых документов США

Начнем с самого главного: люди, работающие в США, обязаны платить подоходный налог. Это фиксированная сумма, зависящая от заработной платы или других видов дохода. Правило распространяется не только на граждан, но и на иммигрантов, которым изначально может быть сложно разобраться в довольно запутанной налоговой системе США.

При трудоустройстве вы заполняете формуляр, на основании которого в течение года с вас будут удерживаться налоги. Ключевые данные при этом включают количество иждивенцев в вашей семье. С начала каждого года необходимо подавать налоговую декларацию. Для правильного заполнения декларации требуется официальный документ, в котором указаны ваши доходы и удержанные налоги за предыдущий год.

Давайте разберем, какие формы играют важную роль в обмене данными в США, в чем их особенности и что необходимо знать для их правильного заполнения.

Иностранцы: резиденты и нерезиденты США

Сразу уточню, что Налоговое Управление США (Internal Revenue Service, IRS) делит людей без гражданства на две категории:

1. Иностранцы-резиденты, которые:

   • являются законными и постоянными жителями Штатов или владельцами грин-карты;

   • физически находятся в США не менее 31 дня в текущем году и не менее 183 дней за последние три года.

2. Иностранцы-нерезиденты. 

Основное различие между этими двумя категориями заключается в том, что иностранцы-резиденты облагаются налогом на весь доход, независимо от страны его получения. Кроме того, они обязаны подавать налоговую отчетность на тех же условиях, что и граждане США. Иностранцы-нерезиденты обязаны отчитываться только о доходах, полученных на территории США. 

Основные формы «W» и особенности их использования

IRS разработало список форм и инструкций для уплаты государственных налогов. Одними из наиболее важных документов являются формы «W», которые различаются по назначению и другим характеристикам.

Форма W-2: ведомость начисления заработной платы и налогов

Ежегодно ваш работодатель обязан предоставлять отчет, являющийся основным документом с информацией о вашей заработной плате и удержанных налогах. Согласно законодательству США, форма W-2 должна быть отправлена не позднее 31 января.

Посмотрим на W-2 form, что это такое и как выглядит на самом деле.

W-2 форма содержит следующую информацию:

1. Суммы налогов федерального и штатного уровней.

2. Информацию о компании-работодателе.

3. Данные работника.

4. Доход сотрудника за предыдущий год.

5. Взносы на сберегательный счет здравоохранения и другие удержания

Пример формы W-2. Источник: IRS.

Для сотрудников компании форма W-2 имеет первостепенное значение. Она необходима для подготовки ежегодной налоговой декларации.

Обычно W-2 форма предоставляется работникам, которые заработали не менее $600 за год. Однако контрактные лица и независимые подрядчики получают другую форму — 1099 вместо W-2.

Крайне важно точно (без ошибок) и в положенный срок указать всю информацию, поскольку любые ошибки, которые будет содержать форма W-2, могут привести к немалым штрафам.

Выводы по форме W-2

Форма W-8: свидетельство об иностранном статусе

Правила IRS распространяются и на нерезидентов США, позволяя им снизить налоговую нагрузку. Если вы не являетесь гражданином США, но работаете на компанию, зарегистрированную в Штатах, вы обязаны предоставить в налоговый орган запрашиваемую информацию.

Форма содержит следующие данные о физическом или юридическом лице:

• ФИО;

• адрес проживания;

• страна гражданства;

• сведения о финансовом счете;

• статус налогового резидентства.

Форма должна включать действующее соглашение, подтверждающее статус, или освобождение от требований к отчетности (Закон о соблюдении налогового законодательства по иностранным счетам (FATCA)), на которые данные лица могут иметь право при определенных обстоятельствах (в зависимости от страны их проживания, а также типа полученного дохода).

После заполнения форма W-8 автоматически отправляется соответствующим сторонам, поэтому нет необходимости в дополнительных действиях.

Выводы по форме W-8

Форма W-9: запрос на идентификационный номер налогоплательщика

Форма W-9 заполняется резидентами США, включая иностранных граждан с резидентским статусом. Ее основная цель — передача налогового номера (TIN) другому лицу, банку или финансовому учреждению. Это формальный способ сбора и проверки актуальности данных.

TIN может быть представлен в двух формах:

• идентификационным номером работодателя (EIN);

• номером социального страхования (SSN). 

Поскольку данная форма отправляется не в IRS, нужно быть предельно осторожным и проверять, кому именно она направляется.

Также W-9 используется для выдачи налоговых деклараций неработающим гражданам, которые получали определенные виды дохода в течение года.

Рассмотрим, W9 form что это за бланк и как он выглядит:

Источник: IRS.

При деловом сотрудничестве данные из формы W-9 помогают определить, какой налог следует удержать из платежей, а также оформить соответствующие налоговые документы для IRS.

Работодатель или финансовое учреждение обязаны хранить форму W-9 в своих файлах не менее четырех лет для возможных проверок со стороны сотрудников или налоговой службы.

Выводы по форме W-9

Другие формы, которые начинаются на «W»

Существуют также и другие, менее распространенные W-формы, о назначении которых следует рассказать немного подробнее.

Форма W-3 

Назначение: используется как сопроводительный документ для формы W-2 в случаях, когда работодатель подает более одной W-2 за налоговый год. Она служит ориентиром для IRS при сопоставлении данных по каждому сотруднику (форма W-2) с общей отчетностью (форма W-3).

Кто использует: большинство работодателей в США. 

Форма W-4

Назначение: форма W-4 используется для определения суммы федерального подоходного налога, который должен удерживаться с заработной платы сотрудника.

Кто использует: каждый новый сотрудник заполняет эту форму при приеме на работу.

Форма W-10

Назначение: форма W-10 используется для сбора информации о поставщике услуг по уходу за ребенком или другим иждивенцем. Эта информация необходима налогоплательщикам для получения налогового вычета на уход за иждивенцем (Child and Dependent Care Credit).

Кто использует: физические лица, которые планируют заявить налоговый кредит за услуги по уходу за детьми или иждивенцами, должны заполнить эту форму с данными их поставщика услуг.

Важность соблюдения налоговых обязательств

Для иммигрантов в США крайне важно понимать и выполнять свои налоговые обязательства. Невыполнение этих обязательств может поставить под угрозу ваши будущие заявления на получение визы или грин-карты, а также повлечь за собой штрафы.

Хотя налоговая система США может показаться сложной, с определенными усилиями вы сможете разобраться в ее тонкостях.

Первый шаг — определить ваш статус налогового резидентства. Это позволит правильно заполнить и подать все необходимые отчетные документы, соответствующие требованиям IRS.

О налогах напоследок

Содержать налоговые документы в порядке важно всегда и при любых обстоятельствах. Своевременная и корректная подача форм не только сэкономит вам время и деньги, но и избавит от возможных проблем в будущем.

Независимо от того, являетесь ли вы частным налогоплательщиком или владельцем бизнеса, контроль за отчетными документами имеет решающее значение для соблюдения законодательства. Кроме того, грамотное управление налоговыми обязательствами помогает избежать штрафов — одно из главных преимуществ для вашей финансовой стабильности.

FAQ